Vanaf nu kun je jouw algemene voorwaarden als PDF-bestand laten meesturen met iedere orderbevestiging die jouw klanten per e-mail ontvangen. Zo ontvangt elke klant jouw voorwaarden — inclusief de informatie over retourneren en herroepen — automatisch in zijn of haar mailbox.
Waarom zou ik dit doen?
Volgens Europese consumentenregels moet je jouw klanten bij een bestelling duidelijk informeren over onder andere het herroepingsrecht (het recht om een bestelling te annuleren of te retourneren). Die informatie moet de klant kunnen bewaren. Een PDF-bijlage bij de orderbevestiging is daarvoor een hele nette oplossing: de klant heeft de voorwaarden dan altijd bij de bestelling zitten.
Let op: jij bent zelf verantwoordelijk voor de inhoud van jouw algemene voorwaarden. Shoptrader levert geen standaardtekst mee. Twijfel je of jouw voorwaarden volledig zijn? Overleg dan met een juridisch adviseur of kijk bij een brancheorganisatie zoals Thuiswinkel.org.
Wat heb je nodig?
- Jouw algemene voorwaarden als PDF-bestand.
- Het bestand mag maximaal 2 MB groot zijn. De PDF gaat met iedere orderbevestiging mee, dus een klein bestand houdt de e-mails snel en licht.
- Verkoop je in meerdere talen? Zorg dan voor een vertaalde PDF per taal. Dat is niet verplicht (zie verderop), maar wel zo netjes voor je buitenlandse klanten.
Tip: heb je jouw voorwaarden alleen als Word-document? Kies dan in Word voor Bestand > Opslaan als en kies bij bestandstype voor PDF.
Zo stel je het in
- Log in op de backoffice van jouw webshop.
- Ga naar Instellingen > Algemeen > Configuratie
- Ga naar het kopje Checkout pagina opties.
- Zoek de optie "Algemene voorwaarden PDF in bevestigingsmail". Je ziet hier een regel voor iedere taal van jouw webshop.
- Klik bij de gewenste taal op de knop om een bestand te kiezen en selecteer jouw PDF.
- Klik bovenaan de pagina op Opslaan.
Na het opslaan zie je bij de taal een link naar het bestand staan. Klik erop om te controleren of het de juiste PDF is. Vanaf dit moment gaat de PDF automatisch mee met iedere orderbevestiging.
Goed om te weten: het maakt niet uit hoe jouw bestand heet. De webshop geeft het bestand na het uploaden automatisch een vaste naam, bijvoorbeeld algemene-voorwaarden-nl.pdf. Zo ziet de bijlage er voor jouw klanten altijd netjes en herkenbaar uit.
Hoe werkt het met meerdere talen?
- Bestelt een klant in een taal waarvoor je een PDF hebt geüpload? Dan ontvangt de klant die taalversie.
- Bestelt een klant in een taal waarvoor je geen PDF hebt geüpload? Dan ontvangt de klant automatisch de PDF van de standaardtaal van jouw webshop.
- Heb je helemaal geen PDF geüpload? Dan verandert er niets: de orderbevestiging wordt gewoon verstuurd, zonder bijlage.
Wanneer wordt de PDF meegestuurd?
- Bij iedere orderbevestiging die de klant na een bestelling ontvangt.
- Wanneer je vanuit de backoffice handmatig een orderbevestiging of PDF-factuur naar de klant stuurt.
- Bij de bevestiging van een retouraanvraag, als je de retourmodule gebruikt. Zo heeft de klant de voorwaarden ook bij de retour direct bij de hand.
Een nieuwe versie uploaden of de PDF verwijderen
Nieuwe versie: upload gewoon het nieuwe bestand bij de juiste taal en klik op Opslaan. De oude versie wordt automatisch vervangen. Bestellingen die vanaf dat moment binnenkomen, krijgen de nieuwe versie mee.
Verwijderen: zet een vinkje bij "Verwijder PDF" onder de betreffende taal en klik op Opslaan. De PDF wordt dan niet meer meegestuurd.
Veelgestelde vragen
| Vraag | Antwoord |
|---|---|
| Ik krijg een melding dat mijn bestand geen geldige PDF is. | Het gekozen bestand is geen echt PDF-bestand (bijvoorbeeld een Word-document of afbeelding met een aangepaste naam). Sla jouw voorwaarden opnieuw op als PDF en probeer het nogmaals. |
| Ik krijg een melding dat mijn bestand groter is dan 2 MB. | Verklein de PDF en upload opnieuw. Grote PDF's komen meestal door foto's of logo's in het document. Sla het document opnieuw op met gecomprimeerde afbeeldingen, of gebruik de optie "PDF verkleinen" van jouw PDF-programma. |
| Ik heb opgeslagen, maar zie geen link bij de taal staan. | De upload is dan niet gelukt. Controleer of er bovenaan de pagina een melding staat en probeer het opnieuw. Lukt het dan nog niet, neem contact met ons op. |
| Mijn klant heeft geen bijlage ontvangen. | Controleer of er voor de taal van de bestelling (of voor de standaardtaal) een PDF is geüpload: bij de taal moet een link naar het bestand staan. |
| Krijgen bestellingen van vóór het uploaden de PDF ook? | Alleen als je voor zo'n bestelling opnieuw een orderbevestiging of factuur verstuurt vanuit de backoffice. E-mails die al verzonden zijn, veranderen uiteraard niet. |
| Kan ik per taal een ander document meesturen? | Ja, je uploadt per taal een eigen PDF. Inhoudelijk is het aan jou; wij raden aan om per taal dezelfde voorwaarden in de juiste vertaling te gebruiken. |
| Telt de bijlage mee voor de spamscore van mijn e-mails? | Een kleine PDF-bijlage is heel gebruikelijk en vormt geen probleem. Houd het bestand wel zo klein mogelijk; daarom hanteren wij de limiet van 2 MB. |
Even testen?
- Upload jouw PDF en sla op.
- Zoek in de backoffice een bestaande (test)bestelling op en klik op "Orderbevestiging mailen" — of plaats zelf een testbestelling in jouw webshop.
- Open de ontvangen e-mail en controleer of de bijlage erbij zit en of het de juiste versie van jouw voorwaarden is.
Kom je er niet uit? Neem gerust contact op met onze supportafdeling, we helpen je graag verder.