Automatisch verwijderen van persoonsgegevens (AVG/GDPR)
Als webwinkelier verwerk je dagelijks persoonsgegevens van je klanten, zoals namen, adressen, e-mailadressen en bestelgeschiedenis. Volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR) ben je verplicht deze gegevens niet langer te bewaren dan noodzakelijk. Shoptrader helpt je hierbij met ingebouwde GDPR-functionaliteit, waarmee persoonsgegevens automatisch worden verwijderd na een door jou ingestelde bewaartermijn.
Waar vind ik de GDPR-instellingen?
De GDPR-instellingen vind je in de beheeromgeving van je webwinkel: Startpunt > Mijn webshop > Instellingen > Algemeen > tabblad GDPR
Hoe werkt de automatische verwijdering?
Wanneer je de GDPR-functionaliteit activeert, controleert het systeem periodiek of er gegevens zijn die ouder zijn dan de ingestelde bewaartermijn. Deze gegevens worden vervolgens automatisch en permanent verwijderd. Je hoeft hier zelf niets voor te doen. Let op: het verwijderen van gegevens is onomkeerbaar. Stel bewaartermijnen daarom zorgvuldig in en houd rekening met wettelijke verplichtingen, zoals de fiscale bewaarplicht.
Beschikbare instellingen:
GDPR verwijderen gegevens actief
De hoofdschakelaar voor de GDPR-functionaliteit. Zolang deze uitstaat, worden er geen gegevens automatisch verwijderd. Na activatie start het systeem met het verwijderen van gegevens volgens de ingestelde termijnen.
Verwijder ordergegevens ouder dan een aantal jaar
Hier stel je in na hoeveel jaar ordergegevens worden verwijderd. Bijvoorbeeld: bij 7 jaar worden alle orders ouder dan 7 jaar automatisch verwijderd, inclusief factuur- en verzendadressen.
Verwijder klantgegevens ouder dan een aantal jaar
Hier bepaal je wanneer klantaccounts worden verwijderd. Het systeem kijkt naar de laatste inlogdatum. Bijvoorbeeld: bij 5 jaar worden klanten die langer dan 5 jaar niet hebben ingelogd automatisch verwijderd, inclusief alle account- en adresgegevens.
Anonimiseer artikelbeoordelingen van verwijderde klanten
Bij het verwijderen van een klantaccount kun je ervoor kiezen om reviews te behouden. De naam van de klant wordt dan vervangen door bijvoorbeeld “Anoniem”, zodat waardevolle reviews zichtbaar blijven zonder persoonsgegevens.
Verwijder artikelbeoordelingen ouder dan een aantal jaar
Wil je oude reviews volledig verwijderen in plaats van anonimiseren? Dan kun je hier een termijn instellen waarna reviews automatisch worden verwijderd.
Belangrijke aandachtspunten
Fiscale bewaarplicht
In Nederland geldt een bewaarplicht van 7 jaar, in België 10 jaar. Ordergegevens vallen hieronder omdat ze onderdeel zijn van de financiële administratie. Stel de bewaartermijn voor orders daarom minimaal in op de wettelijke termijn voor jouw land.
Gegevens zijn niet terug te halen
Verwijderde gegevens kunnen niet worden hersteld. Maak eventueel exports of back-ups voordat je de GDPR-functionaliteit activeert als je historische gegevens wilt bewaren.
Periodieke verwerking
De verwijdering wordt automatisch en periodiek uitgevoerd. Het kan daarom even duren voordat wijzigingen zichtbaar zijn in je administratie.
Veelgestelde vragen
Worden gegevens direct verwijderd na het opslaan van de instellingen?
Nee. De verwijdering gebeurt periodiek op de achtergrond, niet direct na het opslaan.
Kan ik vooraf zien welke gegevens worden verwijderd?
Nee. Er wordt geen overzicht getoond; alle gegevens die voldoen aan de ingestelde criteria worden automatisch verwijderd.
Wat gebeurt er met lopende bestellingen?
Alleen afgeronde orders ouder dan de ingestelde termijn worden verwijderd. Lopende en recente bestellingen blijven behouden.