Naar aanleiding van de samenwerking van OCS Recreatie Groothandel B.V. en Shoptrader B.V. hebben wij een handleiding opgesteld. Deze handleiding behelst de werking van de dropshipment koppeling tussen OCS Recreatie en het platform van Shoptrader. Het doel is dat Dealers van OCS direct een webshop kunnen starten en daarin een groot deel van het assortiment van OCS kunnen opnemen.
Let op! Deze koppeling is alleen beschikbaar voor klanten en dealers van OCS Recreatie!
Zoals bekend levert OCS Recreatie ongeveer 40.000 artikelen in Caravan en Camper accessoires. Door de samenwerking en ontwikkeling tussen OCS en Shoptrader kunnen wij nu een webshop aanbieden inclusief een OCS dropshipment koppeling. Een groot deel van het assortiment is beschikbaar via de koppeling en kan worden aangeboden binnen de webshop. Op dit moment zijn dit ongeveer 14.000 artikelen.
Shoptrader zal zorg dragen voor de initiële setup en koppeling met OCS. Dat betekent dat Shoptrader een eerste synchronisatie doet en alle instellingen goed zet.
Webshop uiterlijk
Er zijn 2 templates namelijk https://template3078.shoptrader.com/ en https://template3079.shoptrader.com/ die speciaal voor OCS beschikbaar zijn, maar feitelijk kan elk andere template gekozen worden.
Na een eerste synchronisatie ziet de voorkant er ongeveer zo uit (afhankelijk van het template)
Het uiterlijk kan ingesteld worden door te gaan naar de webshop backoffice, onderdeel "website uiterlijk". Wil je hier meer informatie over, dan hebben wij hiervoor verschillende kennisbank artikelen voorhanden.
In de backoffice verschijnt de categoriestructuur inclusief artikelen.
Dagelijkse Synchronisatie tussen OCS en de webshop
Elke ochtend rond 5.00 uur vindt een synchronisatie plaats. De nieuwe artikelen kunnen als keuze (zie opties OCS verder op) direct in de categoriestructuur worden opgeslagen of in een zogenaamde offline boom. Wanneer artikelen in de offline boom worden opgeslagen, dan komen deze in een nieuwe categorie te staan namelijk “OCS Nieuwe artikelen”. Deze categorie inclusief de nieuwe artikelen staat offline (de status is rood) en de webshop eigenaar kan deze artikelen verplaatsten naar de online boom. Feitelijk zijn er dus 2 categorie-bomen. De “online” en de “offline” boom. Zoals u ziet is de offline boom en al haar onderliggende artikelen (449) offline dus niet zichtbaar aan de voorkant van de webshop.
In dit geval heeft OCS tussen het moment van de 1e synchronisatie en latere synchronisaties 449 nieuw artikelen bijgeplaatst. Je kunt deze artikelen dus straks weer online zetten door ze te verplaatsen naar de online categoriestructuur. Verplaatsen van artikelen kun je doen door artikelen aan te vinken en te kiezen voor verplaatsen.
Naast de dagelijkse synchronisatie wordt er elke 2 minuten een voorraadcontrole gedaan op de achtergrond.
Drie soorten artikelen: OCS Dropshipable, OCS Niet Dropshipable en eigen artikelen
Feitelijk zijn er drie soorten artikelen:
- OCS Dropshipable (te herkennen aan een donker icoon schip)
- OCS Niet Dropshipable (Licht icoon schip)
- Eigen artikelen (geen icoon)
Dropshipable artikelen worden door OCS rechtstreeks uitgeleverd aan de klant.
Niet dropshipable artikelen kunnen niet rechtstreeks door OCS naar de klant worden verstuurd, bijvoorbeeld omdat ze te groot of te zwaar zijn. Denk bijvoorbeeld aan een luifel. Deze artikelen dient de winkelier zelf op te halen bij OCS. Deze niet dropshipable artikelen geven wij zelf een hoog fictief gewicht mee, zodat deze ook alleen door de eind klant kan worden afgehaald.
Wanneer je het aritkel opent zie je:
Dus een OCS artikel wordt gewoon afgehandeld door OCS, hier valt dus niets aan te passen qua voorraad. Heb je dit artikel zelf op voorraad of wil niet dat dit door OCS wordt afgehandeld, kloon het artikel dan en zet het OCS artikel offline. Zet synchronisatie van status uit zodat deze niet weer online komt bij de volgende synchronisatie.
Een andere mogelijkheid om een artikel niet via OCS te laten dropshippen is door binnen de order het artikel te wijzigen zodat deze niet wordt opgepakt door OCS.
Keuze in welke onderdelen er gesynchroniseerd worden
Naast het plaatsen van nieuwe artikelen in opvolgende synchronisaties worden ook bestaande OCS artikelen bijgewerkt. Dus bijvoorbeeld afbeeldingen, prijzen, voorraden etc. Je kunt eventueel per artikel items wel of niet laten synchroniseren. Dit kan handig zijn wanneer je andere prijzen hanteert of zelf afbeeldingen of artikelbeschrijvingen plaatst.
Verschillende opties wat betreft het aanbieden van OCS artikelen
Uiteraard zullen we bij een setup van de webshop deze instellingen met je doorlopen.
De belangrijkste optie is "Importeer alleen dropshipable artikelen". Een voorbeeld van een niet dropshipable artikel is grote luifel. Dus die kan wel aangeboden worden, maar moet dus zelf bij OCS besteld worden.
Daarnaast kun je dus de locatie van nieuwe artikelen bepalen. Of in de online categorie structuur of de offline structuur.
Verder kun je kiezen of je artikelen wilt verwijderen wanneer deze niet meer dropshipable zijn of niet meer in het assortiment beschikbaar zijn.
De order laten verwerken door OCS
Op het moment dat er een order wordt geplaatst met een dropshipable artikel zie je bij de order een icoon staan. Dit betekend dat deze order een dropshipable product bevat.
OCS ziet aan de hand van de order status welke order moeten worden opgepakt. OCS verwerkt de order wanneer deze op Dropshipment ready staat. Wanneer de order verwerkt is door OCS, dan zet OCS de order automatisch op "Dropshipment accepted". Wanneer de order niet uit te leveren valt, dan komt deze op "Dropshiment rejected" te staan.
Let op: wanneer de order een niet dropshipable artikel bevat komt de order ook op "Dropshiment rejected" te staan! Op dat moment kun je contact opnemen met OCS om de afhandeling te bespreken.
Voorraadbeheer
Belangrijk is om onderstaande voorraad opties op deze manier in te stellen.
Dus er is sprake van voorraadbeheer, artikelen worden afgeboekt. Ook Artikelen offline en online zetten bij voorraad <=0 en >=0 moeten aan staan. Wanneer de voorraden worden bijgewerkt vanuit OCS zorgen deze opties er namelijk voor dat artikelen automatisch online en offline komen.
Veel gestelde vragen
Vraag
Ik heb eigen voorraad en wil het OCS artikel zelf aanbieden?
Antwoord
Dit kan door een OCS artikel te kopiëren (klonen) en het originele OCS artikel in een offline categorie te plaatsen.
Vraag
Ik wil zelf prijzen aanpassen, kan dit?
Antwoord
Dat kan wel, echter wanneer OCS in de ochtend de synchronisatie start worden prijzen ook gesynchroniseerd. Dit geldt ook voor aanbiedingsprijzen! Je kunt bij de add-on OCS instellen dat je prijzen niet wilt laten synchroniseren. Dat kan ook individueel per product.
Vraag
Ik zie watermerken op afbeeldingen? Hoe zit dat?
Antwoord
Vanwege merkbescherming vanuit OCS wordt dat vereist. OCS kan deze watermerk afbeeldingen plaatsen op uw afbeeldingen. Bij de setup kunt u een logo naar ons sturen die wij doorgeven aan OCS.
Vraag
Ik heb een order op betaalt staan, maar deze wordt niet verwerkt door OCS.
Antwoord
Controleer goed of de order status op Dropshipment ready staat!
Vraag
Ik zie voorraad aantallen staan zoals 100, 1000 etc.
Antwoord
OCS geeft niet de daadwerkelijke voorraadaantallen door vanwege privacy redenen. Eventueel zou op aanvraag de daadwerkelijke voorraden kunnen worden doorgegeven.
Vraag
Kan ik mijn producten ook op Bol aanbieden?
Antwoord
Dit kan wel via de add-on Bolfeed echter dient er wel met een aantal zaken rekening gehouden te worden.
1. Watermerken worden niet of nauwelijks geaccepteerd door Bol
2. Bol kan geen artikelen aanbieden waarvan de bestelhoeveelheid > 1 is
3. Vanwege het feit dat er fictieve aantallen worden gebruikt kan het voorkomen dat artikelen achteraf niet leverbaar zijn bij OCS.
Vraag
Kan ik alleen Dropshipable artikelen aanbieden?
Antwoord
Ja dat kan zie opties bij Add-ons OCS. Je kunt kiezen om alleen dropshipable artikelen aan te bieden
Vraag
Waar komen nieuwe artikelen terecht.
Antwoord
Zie opties bij Add-ons OCS. Je kunt kiezen om deze in de bestaande structuur te plaatsen of in de offline boom.
Vraag
Kan ik mijn categorieën aanpassen?
Antwoord
Ja dat kan, alleen wanneer er nieuwe artikelen bij komen in de bestaande structuur zal deze vanzelf de orginele categorie aanmaken.
Vraag
Ik zie nog steeds Fjord outdoor op mijn afbeeldingen?
Antwoord
Fjord outdoor wordt standaard gebruikt door OCS. Als het goed is, is bij de start een logo doorgegeven. Wanneer je in een later stadium nog steeds Fjord outdoor ziet geef het dan aan ons door.
Vraag
Er komt een OCS artikel retour, hoe moet je hiermee omgaan?
Antwoord
Wanneer een OCS artikel retour komt dan is het feitelijk geen OCS artikel meer maar een eigen artikel. In dat geval kun je het orginele OCS artikelkopiëren (klonen) en het originele OCS artikel offline zetten. Vergeet niet status synchronisatie uit te zetten in het laatste tabblad.
Een andere mogelijkheid om een artikel niet via OCS te laten dropshippen is door binnen de order het artikel te wijzigen zodat deze niet wordt opgepakt door OCS.
Vraag
De order komt op "Dropshipment rejected" te staan. Wat nu?
Antwoord
Waarschijnlijk bevat de order een artikel die niet dropshipable is door OCS. Voor een verdere afhandeling van deze order kun je contact opnemen met de verkoopafdeling van OCS.
Vraag
Ik heb een bestelling van een niet dropshipable artikel bijvoorbeeld een grote luifel. Hoe moet ik daar als dealer mee omgaan?
Antwoord
Dit soort artikelen zijn vaak te groot om te verzenden en het is wellicht handiger om de klant deze artikelen (verplicht) te laten afhalen. Onder water geven wij een fictief gewicht mee voor dit soort artikelen namelijk 20.000 gram dus 20 kilo. Bij verzendmodules kun je modules laten weergeven op basis van gewicht. In dit geval kun je bij de module Afhalen dit instellen:
En dus bij de gewone verzendmodule zoals DHL of PostNL:
https://support.shoptrader.com/support/solutions/folders/80000218034