Wanneer je mailbox vol is of dreigt vol te raken, is het belangrijk om deze op te schonen. Hieronder staan enkele stappen die je kunt volgen:
- Verwijder regelmatig oude en onnodige e-mails om de hoeveelheid opslagruimte die wordt gebruikt te verminderen. Je kunt informatie vinden over hoe je dit kunt doen in de volgende kennisbankartikelen:
- Controleer de instellingen van je e-mailprogramma om te zien hoelang e-mails op de server worden bewaard. Stel deze periode indien nodig in op een kortere tijdspanne, zodat oude e-mails automatisch worden verwijderd en er ruimte vrijkomt in je mailbox.
Om te voorkomen dat je mailbox in de toekomst vol raakt, geven we graag de volgende tips:
- Verwijder ongewenste en spam e-mails onmiddellijk om je mailbox op te schonen en te voorkomen dat deze vol raakt.
- Maak gebruik van cloudopslagdiensten zoals WeTransfer om grote bestanden op te slaan in plaats van deze als bijlage te verzenden via e-mail. Dit vermindert de hoeveelheid opslagruimte die wordt gebruikt in je mailbox en voorkomt dat je mailbox vol raakt.
- Abonneer je niet op onnodige nieuwsbrieven. Schrijf je alleen in voor nieuwsbrieven die je echt nodig hebt en schrijf je uit voor de rest. Dit voorkomt dat je mailbox wordt overspoeld met onnodige e-mails.
- Maak mappen aan en organiseer je e-mails in categorieën, zodat je gemakkelijk kunt vinden wat je zoekt. Dit helpt ook bij het verwijderen van onnodige e-mails.
- Maak gebruik van filters in je e-mailprogramma om binnenkomende e-mails te sorteren en automatisch naar de juiste map te sturen. Dit kan helpen om de hoeveelheid e-mails in je inbox te verminderen.
Als je vaak tegen het probleem van een volle mailbox aanloopt, kun je overwegen om POP3 te gebruiken in plaats van IMAP om e-mails op te halen. POP3 haalt alle e-mails van de server af en slaat ze lokaal op je apparaat op, waardoor de server niet langer een kopie van de e-mail heeft. Het nadeel is echter dat je je e-mails alleen kunt lezen op het apparaat waarop je ze hebt opgehaald, waardoor het lastiger kan zijn om toegang te krijgen tot je e-mails vanaf andere apparaten of via webmail. Het is daarom belangrijk om de voor- en nadelen van beide protocollen af te wegen voordat je een beslissing neemt.
Tot slot kun je er natuurlijk ook voor kiezen om de opslagruimte van je mailbox te vergroten. Als je dit wilt doen, laat het ons dan weten via een supportticket. Een medewerker van de verkoopafdeling neemt dan contact met je op om de mogelijkheden te bespreken.